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CONTRAT DE SERVICES PROFESSIONNELS

APPEL D’OFFRES : ORGANISATION

DE LA FINALE RÉGIONALE DE

SECONDAIRE EN SPECTACLE

 

1 OBJET DE L’APPEL DE SOUMISSION

Loisir sport Outaouais (LSO) est à la recherche d’un chargé de projet pour la réalisation d’un contrat d’organisation de la finale régionale de Secondaire en spectacle qui se tiendra le 10 et 11 avril 2019.

2  PORTRAIT DE L’ORGANISATION

Loisir sport Outaouais a pour mission de stimuler le développement régional en loisir, en sport, en activité physique et en plein air en partenariat avec le milieu. Outre le développement, ses principaux rôles sont de communiquer l’information relative au loisir, au sport, à l’activité physique et au plein air, de concerter et d’accompagner les organismes, les municipalités et les établissements scolaires dans le but d’améliorer la pratique récréative et sportive, de la rendre accessible à tous et ainsi contribuer à l’atteinte d’une meilleure qualité de vie en Outaouais.

3 CONTEXTE DU MANDAT

Fort de plus de 20 ans d’existence, Secondaire en spectacle (SES) est devenu, au fil des années, un programme parascolaire étoffé, axé sur les arts de la scène et leurs différentes facettes. Développé pour mettre de l’avant la francophonie, il se déploie dans 15 régions du Québec. En Outaouais, ce sont 16 écoles secondaires qui participent au programme. Depuis 17 ans, Loisir sport Outaouais coordonne régionalement le programme Secondaire en spectacle.

Le programme se vit en trois grandes étapes :

– Les finales locales (dans chacune des écoles participantes)
– Les finales régionales
– Le Rendez-vous panquébécois, étape ultime qui se tiendra cette année en Outaouais!

Bien entendu, Secondaire en spectacle, ce sont des prestations qui mettent en lumière les jeunes artistes de demain, mais ce sont également de jeunes animateurs, techniciens, journalistes et organisateurs qui souhaitent vivre leur passion pour les arts de la scène.

Au niveau provincial, le programme est géré par la Corporation Secondaire en spectacle tandis qu’au niveau régional, Loisir sport Outaouais soutien l’organisation des finales locales, contribue à l’organisation de la finale régionale et encadre la délégation de l’Outaouais vers le Rendez-vous panquébécois.

La finale régionale

Plus précisément, la finale régionale de Secondaire en spectacle consiste à organiser deux soirées de spectacle auxquelles participeront les artistes des deux numéros lauréats de chaque finale locale (environ 16 écoles participantes). Lors de ces spectacles présentés devant un public, le jury devra sélectionner trois numéros lauréats qui représenteront la région lors du Rendez-vous panquébécois.

En plus de la tenue des spectacles, les jeunes participants, qu’ils soient artistes, animateurs, techniciens, journaliste ou organisateurs, reçoivent de la formation ou du mentorat par des professionnels du milieu lors de la journée.

En 2017-2018, la finale régionale de Secondaire en spectacle en Outaouais, c’étaient :

– Deux soirées de spectacle au Cégep de l’Outaouais
– 51 jeunes artistes et 27 jeunes animateurs, techniciens, journalistes et organisateurs provenant de 16 écoles
– 30 prestations en concours
– 5 formateurs et une artiste invitée (Stéphanie St-Jean)
– 450 spectateurs
– Une diffusion des spectacles en direct sur MAtv
– 7 partenaires régionaux offrant des prix

Pour plus d’informations sur le programme Secondaire en spectacle, nous vous invitons à consulter le site Internet de Secondaire en spectacle ainsi que le Guide de référence du programme décrivant les valeurs et règlements du programme ainsi que les types de participants.

4 MANDAT

Le mandat général consiste à organiser la finale régionale de Secondaire en spectacle qui se tiendra le 10 et 11 avril 2019 au Cégep de l’Outaouais, dans une formule clé en main.

Le mandat comprend trois livrables généraux :

– La planification et l’organisation de la finale régionale
– La coordination lors des deux jours de l’événement
– La réalisation d’un post-mortem et la rédaction d’un rapport final

4.1 Tâches à accomplir et échéancier

Sans être restrictif, le chargé de projet devra accomplir les tâches suivantes :

– Mettre à jour le plan de travail et le budget
– Rechercher des commandites et des fournisseurs de services
– Planifier et coordonner la logistique selon les besoins
– Effectuer des suivis auprès des intervenants scolaires et leur fournir l’information nécessaire à leur participation à la finale régionale
– Assurer la commande de matériel et de fourniture nécessaires pour l’événement
– Élaborer le programme de formation et de mentorat pour les jeunes participants ainsi que procéder au recrutement des formateurs
– Planifier la programmation des deux spectacles
– Recruter l’équipe de jurés
– Concevoir le programme de la soirée et les billets de spectacle
– Élaborer et mettre en place un plan de promotion de l’événement
– Rédiger les communiqués de presse
– Recruter des bénévoles et assurer leur supervision
– Assurer la supervision des opérations lors de la tenue de l’événement
– Effectuer l’évaluation de l’événement et faire les recommandations nécessaires

4.2 Horaire de l’événement

Heure Activité
8 h 30 à 9 h Accueil et accréditation des jeunes (artistes, animateurs, techniciens, journalistes et organisateurs)
9 h 15 Mot d’ouverture et consignes
9 h 30 à 12 h Balance de son
9 h 30 à 12 h Formations diverses
12 h à 13 h Dîner
13 h à 14 h Balance de son (suite)
14 h à 17 h Générale technique
17 h à 18 h Souper
18 h à 19 h Maquillage, coiffure et costume
18 h à 19 h 30 Ouverture de la billetterie
18 h à 19 h Présence des artistes en coulisses
18 h à 19 h Cocktail VIP pour les dignitaires
19 h à 21 h Spectacles des lauréats (16 numéros par soir)
21 h à 21 h 20 Vote du coup de cœur, prestation des numéros hors concours et délibération des jurés
21 h 20 à 21 h 40 Remise des prix et photos
22 h à 23 h Démontage et ramassage

* Le même scénario se répète sur deux jours.

4.3 Budget

Le budget alloué pour l’organisation de l’événement est de 18 000 $ excluant les honoraires du chargé de projet.

Pour la réalisation du présent mandat, la somme maximale disponible est de 8 000 $. La charge de l’ensemble des étapes est évaluée à 200 heures réparties de janvier à avril, mais peut être davantage selon l’évolution du contrat sans rémunération supplémentaire.

4.4 Échéancier en bref

Publication de l’appel d’offres 29 novembre au 14 décembre 2018
Rencontres avec les candidatures retenues Semaine du 17 décembre 2018
Début du contrat 7 janvier 2018
Planification et organisation de l’événement Janvier à mars 2019
Tenue de l’événement 10 et 11 avril 2019
Post-mortem et rédaction du rapport Au plus tard 45 jours après l’événement

4.5 Lieu et matériel de travail

Le lieu de travail principal du chargé de projet est son domicile. Cependant, il sera appelé à se déplacer minimalement une fois par semaine aux bureaux de LSO situés au 390, avenue de Buckingham à Gatineau, et ce, sans remboursement de frais de déplacement.

Le chargé de projet doit fournir l’équipement informatique nécessaire à la réalisation du mandat. Cependant, certains frais reliés à l’impression de documents pourront être remboursés après entente avec LSO. De plus, un accès aux documents internes de LSO sera fourni.

5 CONTENU DE L’OFFRE DE SERVICE

L’offre de service devra contenir de façon claire et succincte le profil du chargé de projet (ses expériences et expertises pertinentes au mandat ainsi que sa connaissance du territoire et du milieu des arts de la scène).

Sont donc demandés :

– Curriculum vitae avec références
– Lettre d’intérêt démontrant le profil du contractuel
– Montant détaillé pour les honoraires

6 DATE ET HEURE LIMITES DE DÉPÔT DES SOUMISSIONS

Loisir sport Outaouais acceptera les soumissions qui seront déposées à l’endroit, à la date et à l’heure limite ci-après mentionnés :

– En personne : Loisir sport Outaouais à l’attention de Julie DeCourval au 390, avenue de Buckingham à Gatineau (Québec) J8L 4G3
– Par courriel : jdecourval@urlso.qc.ca
– Date limite : le 14 décembre 2018 à midi

Quel que soit le mode d’expédition que le soumissionnaire choisit d’adopter, toute soumission doit, pour être validement reçue, se trouver physiquement le jour fixé pour son ouverture, au bureau, à l’adresse, à la date et à l’heure indiqués par le promoteur dans cet appel d’offres.

7 ÉVALUATION DES SOUMISSIONS

Si LSO le juge nécessaire, une première sélection pourra être effectuée. Les candidatures retenues seraient alors invitées à présenter leur soumission aux bureaux du promoteur. Si tel est le cas, les personnes retenues doivent être disponibles dans la semaine du 17 décembre 2018 pour une entrevue.

Loisir sport Outaouais ne s’engage pas à accepter ni la plus basse ni aucune des soumissions reçues. Seules les offres jugées intéressantes et réelles seront retenues. LSO se réserve le droit d’accepter une soumission dans son ensemble ou en partie.

8 DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

Madame Julie DeCourval
Directrice générale adjointe

Loisir sport Outaouais
390, avenue de Buckingham, 2e étage
Gatineau (Québec) J8L 2G7

Téléphone : 819 663-2575 poste 26
Courriel : jdecourval@urlso.qc.ca

Toutes les demandes de renseignements concernant la présente proposition doivent être envoyées par courriel au responsable, et ce, au plus tard 48 h avant la date de clôture de l’appel d’offre.

Comme nous voulons nous assurer que tous les soumissionnaires aient accès à la même information, nous veillerons à ce que les réponses aux questions qui influent sur la qualité des propositions soient transmises simultanément à tous les soumissionnaires par courriel, sans toutefois révéler l’origine de la demande.