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APPEL D’OFFRES: CONTRAT DE SERVICES PROFESSIONNELS ORGANISATION D’UN FORUM RÉGIONAL SUR LE LOISIR DES PERSONNES HANDICAPÉES

1 OBJET DE L’APPEL DE SOUMISSION

Loisir sport Outaouais (LSO) est à la recherche d’un consultant afin d’organiser un premier forum sur le loisir des personnes handicapées en Outaouais. La personne doit développer un concept répondant aux besoins des organisations oeuvrant auprès des personnes handicapées.

2 PORTRAIT DE L’ORGANISATION

Loisir sport Outaouais a pour mission de stimuler le développement régional en loisir, en sport, en activité physique et en plein air en partenariat avec le milieu. Outre le développement, ses principaux rôles sont de communiquer l’information relative au loisir, au sport, à l’activité physique et au plein air, de concerter et d’accompagner les organismes, les municipalités et les établissements scolaires dans le but d’améliorer la pratique récréative et sportive, de la rendre accessible à tous et ainsi contribuer à l’atteinte d’une meilleure qualité de vie en Outaouais.
Loisir sport Outaouais coordonne la Commission consultative sur le loisir des personnes handicapées. Ce lieu de concertation s’adresse aux organisations de personnes handicapées, aux municipalités, aux établissements publics, aux clubs sportifs et de loisir, aux centres communautaires et à tout autre partenaire dans le développement du loisir et du sport des personnes handicapées. Elle se rencontre deux fois par an afin d’échanger sur les enjeux du milieu et offre une plage consultative aux différents membres. La Commission est également un lieu de formation et de partage de bonnes pratiques.

3 CONTEXTE DU MANDAT

Au Québec, plus de 10 % de la population vit avec une incapacité modérée ou grave, ce qui constitue trop souvent une entrave à la pratique d’activités de loisir. Une personne sur trois présentant une incapacité physique ou intellectuelle a besoin d’aide pour participer à de telles activités. Pour les personnes handicapées, la possibilité de pratiquer des activités dépend de plusieurs facteurs comme l’accompagnement, le transport, l’accueil des organismes, l’accessibilité physique et financière, l’adaptation de l’équipement ainsi que la sécurité. L’accessibilité du loisir aux personnes handicapées passe également par la qualité de l’expérience, notamment par la sensibilisation, la formation et l’encadrement.

À l’échelle régionale, Loisir sport Outaouais est un important partenaire du ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur (MEES) en matière d’accessibilité, de qualité de l’expérience, de promotion et de concertation dans le domaine du loisir des personnes handicapées, et ce, en fonction de leurs besoins.

  • Les activités et les services offerts par LSO sont :
    Soutien aux structures locales d’encadrement de loisir, de sport, de plein air et d’activité physique (assistance financière et services-conseils)
  • Promotion de la sécurité et de l’intégrité
  • Soutien à la concertation, aux événements et au bénévolat
  • Formation

Pour réaliser ses mandats, LSO reçoit une aide financière du MEES. En 2018, ce financement a été rehaussé, ce qui permettra à LSO d’intensifier ses interventions dans le milieu. C’est dans cet objectif que nous désirons organiser ce forum.

4 MANDAT

Le mandat consiste à organiser un forum qui aura comme objectif central de consulter les différentes organisations de l’Outaouais (municipalités, organismes communautaires, associations et club sportifs, milieu scolaire, etc.) afin d’identifier les actions supplémentaires à réaliser en matière de loisir des personnes handicapées.

Le mandat comprend trois livrables généraux :

  1. La planification et l’organisation du forum
  2. La coordination lors de l’événement
  3. La rédaction d’un rapport final portant sur les enjeux identifiés dans les ateliers

L’événement se tiendra sur une journée complète et doit avoir lieu avant le 31 mars 2019. De plus, il doit être organisé dans un contexte d’accessibilité aux personnes handicapées (endroit accessible, transport adapté, signalisation, service d’interprétation en langage des signes, etc.).

4.1 HORAIRE DE LA JOURNÉE

À titre indicatif, l’horaire de la journée se tiendra comme suit :

  • Mot et/ou conférence d’ouverture
  • 3 à 4 ateliers simultanés comprenant une pause
  • Dîner
  • 3 à 4 ateliers simultanés comprenant une pause
  • Retour en plénière
  • 5 à 7 comme activité de réseautage

La sélection des sujets abordés lors des ateliers sera effectuée par LSO. Une liste d’expert du milieu sera proposée au consultant.

4.2 TACHES À ACCOMPLIR

Sans être restrictif, la ressource professionnelle devra accomplir les tâches suivantes :

  • Développer la programmation complète de la journée en partenariat avec LSO
  • Planifier et organiser la logistique de l’événement (location de la salle, embauche des animateurs d’atelier et des conférenciers, gestion des inscriptions, réservation des services techniques et du traiteur, etc.)
  • Élaborer le budget de l’événement pour 50 personnes participantes
  • Prévoir une couverture médiatique de l’événement (en direct, articles, entrevues, etc.)
  • Assurer la coordination pendant la journée du forum
  • Produire un rapport faisant état des enjeux et des pistes d’intervention mentionnés lors de l’événement

4.3 ÉCHÉANCIER EN BREF

  • Publication de l’appel d’offres 6 au 16 novembre 2018
  • Rencontres avec les candidatures retenues
  • 19 ou 20 novembre 2018 : Le consultant doit être disponible pour atteindre les livrables suivants :
    • Développement des thèmes abordés et recherche d’expertises
    • Développement d’une liste de distribution et envoi des invitations (sans programmation)
    • Élaboration du budget Avant le 21 décembre 2018
  • Organisation logistique du forum : Janvier et février 2019
  • Tenue de l’événement : Mars 2019
  • Rédaction du rapport: Au plus tard 30 jours après l’événement

4.4 BUDGET

Le montant maximum alloué pour l’organisation du forum en considérant la participation de 50 personnes est de 10 000 $ excluant les honoraires du consultant.

5 CONTENU DE L’OFFRE DE SERVICE

L’offre de service devra contenir de façon claire et succincte le profil du consultant (ses expériences et expertises pertinentes au mandat ainsi que sa connaissance du territoire et du milieu des personnes handicapées).

Sont donc demandés :

  • Curriculum vitae avec références
  • Lettre d’intérêt démontrant le profil du contractuel
  • Aperçu du plan de travail (basé sur quatre mois)
  • Montant détaillé pour les honoraires

6 DATE ET HEURE LIMITES DE DÉPÔT DES SOUMISSIONS

Loisir sport Outaouais acceptera les soumissions qui seront déposées à l’endroit, à la date et à l’heure limite ci-après mentionnés :

  • En personne : Loisir sport Outaouais à l’attention de Julie DeCourval au 390, avenue de Buckingham à Gatineau (Québec) J8L 2G7
  • Par courriel : jdecourval@urlso.qc.ca
  • Date limite : le 16 novembre 2018 à midi

Quel que soit le mode d’expédition que le soumissionnaire choisit d’adopter, toute soumission doit, pour être validement reçue, se trouver physiquement le jour fixé pour son ouverture, au bureau, à l’adresse, à la date et à l’heure indiqués par le promoteur dans cet appel d’offres.

7 ÉVALUATION DES SOUMISSIONS

Si le promoteur le juge nécessaire, une première sélection pourra être effectuée. Les candidatures retenues seraient alors invitées à présenter leur soumission aux bureaux du promoteur. Si tel est le cas, les personnes retenues doivent être disponibles le 19 ou 20 novembre 2018 pour une entrevue.

Loisir sport Outaouais ne s’engage pas à accepter ni la plus basse ni aucune des soumissions reçues. Seules les offres jugées intéressantes et réelles seront retenues. LSO se réserve le droit d’accepter une soumission dans son ensemble ou en partie.

8 DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

Madame Julie DeCourval
Directrice générale adjointe

Loisir sport Outaouais
390, avenue de Buckingham, 2e étage
Gatineau (Québec) J8L 2G7
Téléphone : 819 663-2575 poste 26
Courriel : jdecourval@urlso.qc.ca

Toutes les demandes de renseignements concernant la présente proposition doivent être envoyées par courriel au responsable, et ce, au plus tard 48 h avant la date de clôture de l’appel d’offre.

Comme nous voulons nous assurer que tous les soumissionnaires aient accès à la même information, nous veillerons à ce que les réponses aux questions qui influent sur la qualité des propositions soient transmises simultanément à tous les soumissionnaires par courriel, sans toutefois révéler l’origine de la demande.